biuro@upcontent.eu

Jak pisać oficjalne e-maile? Kilka wskazówek

Spis treści

Pisanie poprawnych e-maili o charakterze biznesowym wpływa na wizerunek danej osoby w branży i pozwala utrzymać profesjonalny ton wypowiedzi. W korespondencji online istnieje kilka elementów, na które trzeba zwrócić uwagę, by nie popełnić niepotrzebnych błędów. Czego unikać i jak konstruować poprawne treści listów elektronicznych?

Tytuł oficjalnego e-maila – jaki powinien być?

Tytuł służbowego e-maila powinien być krótki, zwięzły i jasny. Musi od razu wskazywać, o co chodzi w samej treści, ale nie być nazbyt opisowy. Szczegóły problemu mają znaleźć się w dalszej części wiadomości. Ważne też, aby nie zostawiać pola na tytuł bez uzupełnienia.

Oto kilka przykładów:

  • Raport sprzedażowy z lipca 2023;
  • Prośba o korektę faktury nr XXX;
  • Zmiana w regulaminie biura;
  • Nowy termin wigilii firmowej;
  • Zaproszenie na szkolenie biznesowe.


Jak się przywitać w oficjalnym mailu?

Wiadomość należy rozpocząć od zwrotu grzecznościowego, po którym stawia się przecinek. Nie zaleca się stosowania słowa „Witam”, ponieważ wskazuje ono na wyższość osoby piszącej e-mail. W oficjalnej korespondencji najlepsze rozwiązanie to „Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo”. Jeśli zwrot odnosi się do kogoś na konkretnym, znanym nadawcy stanowisku, można napisać także „Panie Dyrektorze” czy „Pani Prezesko”.

Jeśli pisze się z kimś już jakiś czas i kolejna wiadomość stanowi kontynuację rozmowy, to zazwyczaj używa się imienia danej osoby – „Pani Katarzyno”, „Panie Macieju” itd. Początek e-maila może zatem wyglądać następująco:

Szanowny Panie,

zwracam się z prośbą o […].

lub

Pani Anno,

nawiązując do poprzedniej wiadomości […].

Jak pisać oficjalne e-maile?

Trzeba pamiętać, że po zwrocie inicjującym wiadomość następują przecinek i linia odstępu, a dalszą część treści rozpoczyna się małą literą. Dzieje się tak, ponieważ tekst stanowi kolejną część zdania rozpoczętego w przywitaniu. Duże litery powinno się stosować w momentach, kiedy nadawca zwraca się bezpośrednio do adresata np. „Proponuję Panu udział w naszym szkoleniu na temat…”.

Warto dzielić tekst na akapity spójne tematycznie i logicznie, aby e-mail wyglądał przejrzyście, a nie stanowił jedynie ściany tekstu. To ważne szczególnie w długich wiadomościach. Należy stosować się do zasad poprawności ortograficznej i interpunkcyjnej, a także sprawdzić wszystko przed wysłaniem, by uniknąć literówek czy niedołączonych załączników.

Jakiego zwrotu użyć na końcu wiadomości?

Na końcu e-maila powinien pojawić się ponownie zwrot grzecznościowy oraz imię i nazwisko nadawcy. Do zakończenia wiadomości najlepiej użyć takich wyrażeń jak:

  • Z poważaniem;
  • Z wyrazami szacunku;
  • Pozdrawiam.

Ostatnia forma jest jednak nieco kontrowersyjna, ponieważ nie powinno się jej używać w pierwszych wiadomościach do danej osoby ani z dookreśleniami typu „serdecznie” czy „gorąco”. Pozdrowienia można przekazać np. gdy korespondencja trwa już jakiś czas, a rozmówcy zwracają się do siebie po imieniu. W przeciwnym razie lepsze będą dwie pierwsze opcje.

Ważne, aby po pożegnaniu nie stawiać przecinka, co stanowi jeden z najczęstszych błędów popełnianych w korespondencji online. Tak prezentuje się zatem szablon poprawnego e-maila biznesowego:

Szanowny Panie,

oto treść wiadomości. Jest to wzór komunikacji mailowej, który warto poznać, zanim zacznie się pisać ze współpracownikami.

Z wyrazami szacunku
Jan Kowalski

Pomiędzy końcowym zwrotem grzecznościowym a imieniem i nazwiskiem nie stosuje się pustej linijki, jak ma to miejsce w przypadku początku wiadomości. 

Niezależnie od profilu działania firm warto więc szkolić pracowników z zakresu poprawności komunikacyjnej. Wpływa to na wizerunek całej marki.

Zobacz inne

Jak wykorzystać siłę storytellingu?

Znane firmy, takie jak Nike, Coca-Cola czy nasze polskie Allegro od dłuższego czasu stosują sztukę opowiadania historii, które chwytają za serce. Dzięki temu są w

ChatGPT – czy wiesz o nim wszystko?

Nie ma wątpliwości, że ChatGPT jest jednym z największych dotychczasowych osiągnięć technologii. To zaawansowane narzędzie stworzone przez OpenAI, które zdobyło ogromne uznanie dzięki swoim zdolnościom