Czy zdarzyło Ci się kiedyś myśleć o tym, jak pracować szybciej, żeby nie poświęcać całego dnia na proste, rozłożone w czasie zadania? Oto kilka sprawdzonych sposobów na zwiększenie efektywności i lepsze zarządzanie swoim czasem!
Znajdź rutynę
Rutyny to działania, które niekoniecznie muszą być bezpośrednio związane z Twoją pracą, ale mają na nią niebagatelny wpływ. Często łączą się z funkcjonowaniem, jakością życia i realizowaniem własnych potrzeb. Wśród najważniejszych aktywności, które dałoby się określić jako rutynowe, można wymienić:
- sen;
- regularne i pełnowartościowe posiłki;
- odpoczynek.
Zupełnie inaczej siada się do pracy, gdy jest się wypoczętym i najedzonym, niż kiedy czujesz się niewyspany i głodny.
Sen to czas, w którym mózg ma szansę na pełną regenerację, a co za tym idzie, jest później w stanie funkcjonować w pełni swoich możliwości. Jeśli brakuje Ci snu lub poświęcasz na niego zbyt mało czasu, możesz zacząć się mierzyć z:
- problemami z koncentracją;
- zmęczeniem;
- osłabieniem pamięci i zdolności do rozumowania.
Dorosły człowiek powinien w ciągu doby przesypiać od 6 do 8 godzin. Aby był to czas skutecznej regeneracji, należy się do niego odpowiednio przygotować. Jedną z dobrych praktyk jest odłożenie wszystkich ekranów emitujących niebieskie światło minimum godzinę przed zasypianiem. To czas na czytanie, medytację czy rozmowę.
Plan zwiększający efektywność w pracy
Dużym problemem utrudniającym produktywność jest sytuacja, w której nie wiadomo, za co się zabrać. Często powodem jest ilość zadań – jest ich tak dużo lub są tak ogólne, że ciężko określić, co trzeba zrobić, a tym samym zacząć. Dobrą taktyką będzie wtedy dzielenie obowiązków na jak najmniejsze jednostki. Dzięki temu tworzą się bardzo konkretne cele, którym trzeba sprostać.
Drugim rozwiązaniem jest segregowanie zadań według Macierzy Eisenhowera. Stwórz tabelę, a potem:
- w kolumnie wpisz „WAŻNE” i „NIEWAŻNE”;
- w wierszu „PILNE” i „NIEPILNE”.
W ten sposób tworzą się 4 kategorie: zrób (I ćwiartka), zaplanuj (II ćwiartka), deleguj (III ćwiartka), eliminuj (IV ćwiartka).
Narzędzie uczy priorytetyzacji zadań do zrobienia oraz pozwala zobaczyć, ile faktycznie niecierpiących zwłoki obowiązków jest do wykonania, a co może poczekać.
Higiena pracy
Coraz więcej zatrudnionych ma szansę pracować z domu, co pod wieloma względami jest wygodne. Niestety, wiąże się także z tym, że często brakuje odpowiedniego miejsca w domu, w którym można by spędzić 8 godzin w warunkach sprzyjających skupieniu – produktywność zależy od otoczenia, dlatego warto o nie zadbać.
Osoby na home office powinny zatroszczyć się o wydzielenie przestrzeni tylko do pracy, w której mogą liczyć na ciszę, spokój oraz porządek. Pracowanie z kanapy to zły pomysł – da o tym znać nie tylko mózg, ale także kręgosłup. Zamiast tego na początek wystarczy dobrze oświetlony stół i wygodny fotel biurowy.
Odpowiednie miejsce jest równie ważne w biurze – na blacie powinno być jak najmniej rozpraszaczy, a jedynie przedmioty niezbędne do działania.
Kolejny czynnik związany z zachowaniem work-life balance to wyznaczenie konkretnych godzin, w których się pracuje. To szczególnie ważne podczas home office – w ustalonych porach należy wykonać to, co ma się do zrobienia i tylko na tym się skupić. Nie warto odrywać się od obowiązków przez domowe drobnostki, bo za chwilę pojawią się następne, a praca zostanie w tyle.
Pomocne techniki w walce z prokrastynacją
Osoby zmagające się z unikaniem i odkładaniem wszystkiego na ostatnią chwilę mogą sięgnąć po praktyczne i skuteczne techniki, dzięki którym uda im się szybciej rozpocząć pracę i zmobilizować do dalszego działania.
Jedną z lepszych metod samodyscypliny jest technika Pomodoro. Działa ona w bardzo prosty sposób – trzeba wyznaczyć sekcje czasowe na pracę i przerwy. Według pierwotnego pomysłu były to 25-minutowe bloki czasowe, w trakcie których wykonywało się swoje obowiązki. Sugerowany czas może być dłuższy, ale nie powinien przekraczać 45 minut.
W technice Pomodoro ważne jest początkowe wyznaczenie sobie zadania, jakie ma być wykonane, aby dokładnie wiedzieć, czym się zająć. To moment na maksymalne skupienie się na obowiązkach i zostawienie wszystkich innych rzeczy na później. Gdy zadzwoni budzik, następuje koniec pracy i 5-minutowa przerwa. To dobry moment na krótki relaks. Po wykonaniu 4 takich bloków należy zrobić dłuższą przerwę – około 15-30 minut.
Do pracowania z tą metodą wystarczy minutnik oraz notatnik, w którym zaznaczysz, ile bloków już przerobiłeś.
Kolejną pomocną techniką jest metoda małych kroków. Gdy nałoży się na siebie dużo obowiązków i zadań, z przytłoczenia ciężko zabrać się za cokolwiek. Warto zacząć od najmniejszych rzeczy i stopniowo przechodzić od szczegółu do ogółu. Metodę można połączyć z tzw. 5-minutowym cudem.
Na czym on polega? Wystarczy zadać sobie pytanie: „Co da się zrobić w 5 minut, co sprawi, że praca w jakikolwiek sposób ruszy do przodu?”. Może to być odpisanie na maila czy ułożenie harmonogramu najbliższych spotkań.
Ludzie z natury mają skłonność do kończenia tego, co zaczęli ze względu na tzw. efekt Zeigarnik, zgodnie z którym bardziej zapadają im w pamięć niedokończone zadania.
Narzędzia na ratunek produktywności
Poza metodami i trikami, które można wykorzystywać w pracy, istnieją także dostępne narzędzia pozwalające zwiększyć Twoją produktywność.
W pracy copywritera nieodłącznym elementem działania jest research. Nie raz bywa on mozolny, ale to, co raz się znajdzie, przypuszczalnie przyda się w pisaniu kolejnych treści. Najgorsze, co może się zdarzyć, to stracić cenne informacje.
Z pomocą przychodzi Pocket, czyli aplikacja ułatwiająca gromadzenie jakościowych artykułów. Pozwala posegregować treści na te, które są przydatne w pracy czy które chce się przeczytać później. Dodawane teksty da się tagować, dzięki czemu dotarcie do tego, czego akurat potrzebujesz, jest bardzo proste.
Jedno z bardziej banalnych i przydanych narzędzi to kalendarz. Może być zwykły albo wirtualny, planer też się nada. W formie aplikacji da się go połączyć z innymi narzędziami lub od razu wybrać program o większych możliwościach jak np. Evernote albo Notion. Rozbudowane notesy pozwalają na tworzenie notatek, planowanie pracy i rozpisywanie zadań nie tylko dla siebie.
Jeśli potrzebujesz czegoś, co będzie wspierać Twoją koncentrację, przydatny okaże się Forest – stay focused. Aplikacja została stworzona z myślą o technice Pomodoro. Każdy blok czasowy to jedno posadzone drzewo. Poza odliczaniem czasu na koniec dnia można zobaczyć, ile nowych roślin pojawiło się w Twoim wirtualnym ogrodzie!
W organizowaniu codziennej pracy przydatne będą oczywiście Kalendarz Google z możliwością współdzielenia, a także takie narzędzia od Google jak Keep czy Jamboard. Są na tyle proste, że można je wykorzystywać na różne sposoby i dostosować do własnych potrzeb.
