Pisanie poprawnych e-maili o charakterze biznesowym wpływa na wizerunek danej osoby w branży i pozwala utrzymać profesjonalny ton wypowiedzi. W korespondencji online istnieje kilka elementów, na które trzeba zwrócić uwagę, by nie popełnić niepotrzebnych błędów. Czego unikać i jak konstruować poprawne treści listów elektronicznych?
Tytuł oficjalnego e-maila – jaki powinien być?
Tytuł służbowego e-maila powinien być krótki, zwięzły i jasny. Musi od razu wskazywać, o co chodzi w samej treści, ale nie być nazbyt opisowy. Szczegóły problemu mają znaleźć się w dalszej części wiadomości. Ważne też, aby nie zostawiać pola na tytuł bez uzupełnienia.
Oto kilka przykładów:
- Raport sprzedażowy z lipca 2023;
- Prośba o korektę faktury nr XXX;
- Zmiana w regulaminie biura;
- Nowy termin wigilii firmowej;
- Zaproszenie na szkolenie biznesowe.
Jak się przywitać w oficjalnym mailu?
Wiadomość należy rozpocząć od zwrotu grzecznościowego, po którym stawia się przecinek. Nie zaleca się stosowania słowa „Witam”, ponieważ wskazuje ono na wyższość osoby piszącej e-mail. W oficjalnej korespondencji najlepsze rozwiązanie to „Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo”. Jeśli zwrot odnosi się do kogoś na konkretnym, znanym nadawcy stanowisku, można napisać także „Panie Dyrektorze” czy „Pani Prezesko”.
Jeśli pisze się z kimś już jakiś czas i kolejna wiadomość stanowi kontynuację rozmowy, to zazwyczaj używa się imienia danej osoby – „Pani Katarzyno”, „Panie Macieju” itd. Początek e-maila może zatem wyglądać następująco:
Szanowny Panie,
zwracam się z prośbą o […].
lub
Pani Anno,
nawiązując do poprzedniej wiadomości […].
Jak pisać oficjalne e-maile?
Trzeba pamiętać, że po zwrocie inicjującym wiadomość następują przecinek i linia odstępu, a dalszą część treści rozpoczyna się małą literą. Dzieje się tak, ponieważ tekst stanowi kolejną część zdania rozpoczętego w przywitaniu. Duże litery powinno się stosować w momentach, kiedy nadawca zwraca się bezpośrednio do adresata np. „Proponuję Panu udział w naszym szkoleniu na temat…”.
Warto dzielić tekst na akapity spójne tematycznie i logicznie, aby e-mail wyglądał przejrzyście, a nie stanowił jedynie ściany tekstu. To ważne szczególnie w długich wiadomościach. Należy stosować się do zasad poprawności ortograficznej i interpunkcyjnej, a także sprawdzić wszystko przed wysłaniem, by uniknąć literówek czy niedołączonych załączników.
Jakiego zwrotu użyć na końcu wiadomości?
Na końcu e-maila powinien pojawić się ponownie zwrot grzecznościowy oraz imię i nazwisko nadawcy. Do zakończenia wiadomości najlepiej użyć takich wyrażeń jak:
- Z poważaniem;
- Z wyrazami szacunku;
- Pozdrawiam.
Ostatnia forma jest jednak nieco kontrowersyjna, ponieważ nie powinno się jej używać w pierwszych wiadomościach do danej osoby ani z dookreśleniami typu „serdecznie” czy „gorąco”. Pozdrowienia można przekazać np. gdy korespondencja trwa już jakiś czas, a rozmówcy zwracają się do siebie po imieniu. W przeciwnym razie lepsze będą dwie pierwsze opcje.
Ważne, aby po pożegnaniu nie stawiać przecinka, co stanowi jeden z najczęstszych błędów popełnianych w korespondencji online. Tak prezentuje się zatem szablon poprawnego e-maila biznesowego:
Szanowny Panie,
oto treść wiadomości. Jest to wzór komunikacji mailowej, który warto poznać, zanim zacznie się pisać ze współpracownikami.
Z wyrazami szacunku
Jan Kowalski
Pomiędzy końcowym zwrotem grzecznościowym a imieniem i nazwiskiem nie stosuje się pustej linijki, jak ma to miejsce w przypadku początku wiadomości.
Niezależnie od profilu działania firm warto więc szkolić pracowników z zakresu poprawności komunikacyjnej. Wpływa to na wizerunek całej marki.
