Dobra organizacja to podstawa efektywnej pracy copywriterów i korektorów, szczególnie gdy działają oni nad wieloma projektami jednocześnie. Ma to miejsce niemal w każdej agencji, ale i wśród freelancerów. Z jakich narzędzi warto korzystać, by usprawnić tworzenie treści?
Asana – najlepsze narzędzie nie tylko do copywritingu
Asana to narzędzie, które warto docenić przede wszystkim za intuicyjność i możliwość personalizacji. Pozwala na bardzo dokładny podział zadań z uwzględnieniem terminów wykonania i osób odpowiedzialnych za każdy etap realizacji. Bardzo efektywnie wykorzystujemy to w UpContent.
Dzięki Asanie dzielimy wszystkie nasze zadania na poszczególne projekty, czyli klientów, do których mają trafić gotowe treści. Pojedyncze teksty stanowią odrębne zadania, uzupełnione o opisy wraz z wytycznymi i wszelkimi wskazówkami od zamawiającego.
Każde zadanie ma przypisaną osobę odpowiedzialną za wykonanie, czyli copywritera. Poza tym nad wszystkimi tekstami oznaczonymi deadline’ami czuwa jeszcze korektor. Dzięki temu twórca treści wie, do kiedy ma napisać artykuł, by dało się go jeszcze sprawdzić przed wysłaniem do klienta. Trzeba również uwzględnić czas na ewentualne poprawki.
Asana pozwala na integrację z innymi narzędziami, oferuje wsparcie AI i zapewnia wszelkie funkcje niezbędne do sprawnego i intuicyjnego przydzielania zadań. Da się łatwo zarządzać tym, kto ma dostęp do poszczególnych projektów, dzięki czemu wszyscy pracownicy cieszą się czytelnością i łatwością obsługi programu. Możliwość dodawania komentarzy do zadań ułatwia korektę i współpracę.
Trello – wygodna platforma do projektów dotyczących edycji tekstu
Trello działa podobnie do Asany. Zadaniami można zarządzać na zasadzie tablic, list i kart. Warto stworzyć osobną tablicę dla każdego dużego projektu lub konkretnych klientów, a następnie podzielić ją na listy, np.:
- do napisania – pomysły na nowe artykuły, zlecenia do wykonania;
- w trakcie pisania – teksty, nad którymi obecnie pracują copywriterzy;
- do korekty – artykuły gotowe do sprawdzenia przez korektora;
- zatwierdzone – finalne wersje tekstów, gotowe do wysłania lub publikacji.
Na stronie Trello można przeczytać, że aż 81% użytkowników wybiera to narzędzie ze względu na łatwość użytkowania. 74% ankietowanych wskazuje, że oprogramowanie poprawia komunikację i współpracę w zespole, więc warto wykorzystać je do optymalizacji pracy w agencji contentowej.
Trzeba mieć jednak na uwadze, że ani Trello, ani Asana nie są narzędziami do sprawdzania czy tworzenia treści. Służą do zarządzania zadaniami i plikami, lecz same nie pełnią funkcji edytorów i nie weryfikują gramatyki. Do tego należy wykorzystać inne programy, takie jak Google Docs, LanguageTool czy Grammarly.
Bitrix24 – odpowiednie narzędzie dla copywriterów i korektorów
Ostatnia propozycja to Bitrix24, czyli najbardziej zaawansowane z wymienionych narzędzie do zarządzania projektami, komunikacji i automatyzacji pracy zespołowej. Poza podstawowymi funkcjami do podziału obowiązków oferuje także m.in. czaty, dzięki czemu nie trzeba dodatkowo korzystać ze Slacka ani innych komunikatorów. Pozwala również organizować wideokonferencje.
Jeśli jesteś freelancerem lub prowadzisz małą agencję copywriterską, Bitrix24 ma coś, czego brakuje większości innych narzędzi, czyli wbudowany CRM. Dzięki temu możesz zarządzać profilami swoich klientów, zajmować się fakturami czy monitorować leady i lejki sprzedażowe w jednym miejscu. To nie tylko oprogramowanie do podziału zadań, ale i kompleksowe wsparcie biznesu.
Bitrix24 gwarantuje dokładne śledzenie pracy zarówno copywriterów, jak i korektorów, co pozwala analizować wydajność czy postępy poszczególnych osób. Dzięki narzędziu można się dowiedzieć, ile czasu zajmuje pisanie i weryfikacja, ile tekstów dostarczają poszczególni pracownicy w danym miesiącu oraz jakie są przychody od poszczególnych klientów.
Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania dla siebie?
Jeśli działasz w branży SEO czy marketingu i szukasz wszechstronnego narzędzia do korekty i copywritingu, musisz zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii. Działając jako freelancer, prawdopodobnie najlepiej sprawdzi się intuicyjne Trello, natomiast w agencjach i większych zespołach można postawić na bardziej rozbudowane opcje np. Bitrix24.
Warto sprawdzić, czy oprogramowanie oferuje, m.in.:
- integrację z innymi programami;
- intuicyjny interfejs;
- opcję komentowania zadań czy pisania na czacie;
- monitorowanie wydajności;
- darmowy dostęp do swoich funkcji;
- kompatybilność z narzędziami AI.
Najlepiej przetestować kilka narzędzi i zobaczyć, które najbardziej pasuje do Twojego stylu pracy. Korzystanie z tego typu rozwiązań pozwala zaoszczędzić czas, usprawnia proces pisania i korekty, a także pomaga w tworzeniu wysokiej jakości treści w ustalonych deadline’ach.